Не является большим секретом то, что в любой компании есть архив. Но за него нужно платить арендную плату, а если он большой - то и зарплату работникам, которые будут его обслуживать.

С вышесказанных строк можно сделать вывод: хранить архив своей документации на стороне обойдется гораздо менее затратно, чем платить за помещение и сотрудникам. Конечно, бизнес всегда отнимает много средств: приходится предусматривать различные системы безопасности, организовывать регистрирование и запись телефонных переговоров и т.п. Именно поэтому так важен фактор экономии в любом аспекте.

Цены за хранения вашего архива зависят от размещения, рейтинга склада и качества обслуживания. Вам нужно будет в обязательном порядке узнать, что будет входить в стоимость аренды, и за что необходимо будет платить отдельно. Если вы заключаете договор на долгий срок, то не стоит стесняться просить скидку.

Помещение, арендованное вами под архив, должно быть специально оборудованным для этого. Между стеллажами с документами должен быть широкий проход, который обеспечит свободный доступ к файлам. К тому же при таком расположении можно будет без особых трудностей передвигаться. Полки должны быть крепкими, потолки не ниже пяти метров в высоту.

Важным условием хранения документации является температурный режим. Если в помещение влажно и сыро - вы можете через некоторое время не распознать ваши документы. Склад также должен быть оборудован системой автоматического пожаротушения. Если ее нет, то при пожаре вам не выплатят страховку.

После выбора специализированной компании вы должны привести свои записи в полный порядок. Это облегчит поиски нужной для вас информации и сократит объемы архива. Только после этой процедуры коробки с документами, которые тщательно упаковывают, начинают вывозить на складское помещение.

Помещения склада должны быть под охраной круглые сутки. Это необходимо для того чтобы предотвратить несанкционированный доступ к вашим документам. Сотрудники, которые могут допускаться к архиву, имеют только ограниченный доступ к документам. Как дополнительная мера безопасности не помешает и защита от прослушки в Москве же можно подобрать наиболее оптимальную модель устройства. Компания, которая берет на хранение вашу документацию, несет за нее материальную ответственность. Этот пункт обязательно должен указываться в договоре.

Для любой компании будет очень выгодно хранить документацию вне офисных помещений.